Ρυθμίσεις προστασίας δεδομένων

Περίοδοι διατήρησης

Το Filodos διαγράφει τα προσωπικά δεδομένα όταν είναι παλαιότερα από την περίοδο διατήρησης. Μια εργασία τρέχει κάθε ημέρα και διαγράφει οριστικά τα παλιά δεδομένα. Ο οργανισμός σας έχει μία περίοδο για κάθε κατηγορία δεδομένων:

Κατηγορία	Τι περιέχει	Προεπιλογή	Μέγιστο
Θέσεις	Θέσεις GPS κάθε οχήματος	180 ημέρες	365 ημέρες
Διαδρομές, στάσεις και συμβάντα	Διαδρομές, στάσεις, συμβάντα οδήγησης, συναγερμοί και ειδοποιήσεις εντός εφαρμογής	365 ημέρες	730 ημέρες
Βαθμολογίες και ημερήσια σύνολα	Βαθμολογίες ασφάλειας και ημερήσιες συνοψίσεις οδήγησης	365 ημέρες	730 ημέρες
Φωτογραφίες	Φωτογραφίες από την κάμερα του οχήματος και φωτογραφίες που προσθέτουν οι οδηγοί στις σημειώσεις	365 ημέρες	365 ημέρες
Βίντεο	Καταγεγραμμένα βίντεο από την κάμερα του οχήματος	30 ημέρες	90 ημέρες
Ακατέργαστα αρχεία τηλεμετρίας	Τα αρχεία αισθητήρων ανά δευτερόλεπτο της συσκευής	14 ημέρες	30 ημέρες

Η πιο πρόσφατη θέση κάθε οχήματος παραμένει, ώστε ο ζωντανός χάρτης να κρατά το τελευταίο του σημείο. Μια διαδρομή που είναι ακόμη ανοιχτή παραμένει μέχρι να κλείσει.

Τα διαγραμμένα δεδομένα δεν επανέρχονται. Κατεβάστε πρώτα μια εξαγωγή αν χρειάζεστε αντίγραφο.

Αλλαγή περιόδου

1. Ανοίξτε Οργανισμός → Προστασία δεδομένων. Μόνο οι διαχειριστές βλέπουν αυτή τη σελίδα.
2. Στη γραμμή της κατηγορίας, πληκτρολογήστε έναν αριθμό ημερών στο Ημέρες διατήρησης. Η μικρότερη τιμή είναι 7. Η μεγαλύτερη τιμή είναι το μέγιστο του πίνακα.
3. Πατήστε Αποθήκευση.
4. Για να επιστρέψετε στην προεπιλογή, πατήστε Χρήση προεπιλογής.

Μια μικρότερη περίοδος διαγράφει δεδομένα στην επόμενη ημερήσια εκτέλεση. Το Filodos γράφει κάθε αλλαγή σε αρχείο ελέγχου.

Η ενημέρωση προς τους οδηγούς

Οι οδηγοί πρέπει να γνωρίζουν τι καταγράφει το σύστημα, γιατί και για πόσο χρόνο. Αυτή είναι η υποχρέωση ενημέρωσης. Το Filodos σας βοηθά με τρεις τρόπους:

• Ένα πρότυπο στα αγγλικά και στα ελληνικά. Το πρότυπο αναφέρει τον οργανισμό σας και συμπληρώνει τις περιόδους διατήρησής σας.
• Μια οθόνη στην πρώτη είσοδο κάθε σύνδεσης οδηγού. Ο οδηγός διαβάζει την ενημέρωση και πατά Διάβασα αυτή την ενημέρωση.
• Μια καταγραφή της ώρας που η ενημέρωση εμφανίστηκε πρώτη φορά και της ώρας που ο οδηγός την επιβεβαίωσε, για κάθε έκδοση της ενημέρωσης.

Το κουμπί καταγράφει ότι ο οδηγός διάβασε την ενημέρωση. Δεν είναι συγκατάθεση. Η συγκατάθεση είναι αδύναμη στην εργασιακή σχέση, γι' αυτό η ενημέρωση δεν τη ζητά.

Δημοσίευση της ενημέρωσης

1. Ανοίξτε Οργανισμός → Προστασία δεδομένων και πηγαίνετε στο Ενημέρωση προς τους οδηγούς.
2. Διαβάστε το πρότυπο στο Ενημέρωση στα αγγλικά και στο Ενημέρωση στα ελληνικά.
3. Συμπληρώστε κάθε κενό σε αγκύλες: τους σκοπούς, τον κανόνα για την ιδιωτική χρήση, το πρόσωπο επικοινωνίας και την επωνυμία και τη διεύθυνση της εταιρείας σας.
4. Πατήστε Δημοσίευση ως νέα έκδοση.

Κάθε σύνδεση οδηγού πρέπει να διαβάσει τη νέα έκδοση στην επόμενη είσοδο. Ο πίνακας κάτω από το κείμενο δείχνει, για κάθε σύνδεση οδηγού, πότε εμφανίστηκε η ενημέρωση και πότε την διάβασε ο οδηγός.

Μια δημοσιευμένη έκδοση δεν αλλάζει ποτέ. Για να αλλάξετε το κείμενο, δημοσιεύστε νέα έκδοση. Τότε κάθε σύνδεση οδηγού διαβάζει τη νέα έκδοση.

Ελέγξτε το κείμενο με τον νομικό σας σύμβουλο πριν το δημοσιεύσετε. Το πρότυπο είναι σημείο εκκίνησης. Δεν αποτελεί νομική συμβουλή.

Κανόνες και όρια

• Μόνο οι διαχειριστές αλλάζουν τις περιόδους και δημοσιεύουν την ενημέρωση.
• Ένας οδηγός χωρίς σύνδεση δεν βλέπει ποτέ την ενημέρωση στην οθόνη. Δώστε του έντυπο αντίγραφο.
• Η οθόνη ενημέρωσης υπάρχει στον πίνακα ελέγχου ιστού. Οι εφαρμογές iPhone και Android δεν την εμφανίζουν ακόμη.
• Αν ο πίνακας ελέγχου ιστού δεν μπορεί να ελέγξει την ενημέρωση λόγω σφάλματος δικτύου, αφήνει τον οδηγό να περάσει. Η επόμενη φόρτωση σελίδας ελέγχει ξανά.
• Η εργασία διατήρησης αφαιρεί δεδομένα των οχημάτων που ανήκουν στον οργανισμό σας. Τα δεδομένα διατηρούνται όσο λέει η περίοδος και όχι περισσότερο.
• Τα αντίγραφα ασφαλείας κρατούν τα διαγραμμένα δεδομένα έως και 35 ημέρες.

Για προγραμματιστές: οι ίδιες λειτουργίες είναι διαθέσιμες στα GET /gdpr/retention, PUT και DELETE /gdpr/retention/{data_class}, GET και PUT /gdpr/notice και GET /gdpr/notice/status, με διακριτικό σύνδεσης διαχειριστή. Τα κλειδιά API δεν τα καλούν. Μια σύνδεση οδηγού χρησιμοποιεί τα GET /me/notice και POST /me/notice/acknowledge. Κωδικοί σφάλματος: 404 για άγνωστη κατηγορία δεδομένων, 422 για περίοδο κάτω από 7 ημέρες ή πάνω από το μέγιστο, ή για κενό κείμενο ενημέρωσης ή κείμενο πάνω από 20000 χαρακτήρες.